verenigings software gezocht

Hee Wilco,

dat is een mooie pakketje
Heb je mooi gemaakt zeg, ook goed dat je een en ander via MS Office laat lopen, makkelijk met genereren van mailings, rekeningen, aanmaningen, etc.

Mag ik zo vrij zijn een paar opties aan te dragen ?
- bedragen contributie beinvloedbaar maken ?
- misschien een klein budgetteer / kasboek pakketje er aan hangen ? (een en ander is immers sterk verweven met ledenadministratie)
- declareermogelijkheid inbouwen (voor leden / bestuur die werk doen binnen de club)
- via webbased omgeving benaderbaar maken ?
- opmaak voor nieuwsbrief implementeren ?

Anuway, zo zijn er natuurlijk nog tal van zaken te bedenken. Ik vind het er erg goed uit zien Daar komt bij dat als ik naar de structuur kijk, ik de indruk krijg dat je er al behoorlijk goe dover nagedacht hebt.

Grtz,
Menno

 

bedankt voor de reacties. Het begin is er. Ben momenteel bezig met het opzetten van een kasboek en factuur onderdeel. Deze wil ik laten samenwerken met de contributie.

Menno, wat bedoel je precies met de contributie beinvloedbaar maken? Zoals ik hem nu heb kun je verschillende categorieen aanmaken met een bedrag eraan. Dus bijvoorbeeld volwassen leden 50,-
jeugdleden 25,-

De declaratie zou je misschien ook als tegen factuur kunnen boeken. Weet niet precies hoe dat boekhoud technisch gaat. Heb hier wel een voorbeeld liggen dus zal eens uitzoeken hoe ze dat doen.

Voor de nieuwsbrief bedoel je een email nieuwsbrief neem ik aan?

Voor mensen die een testversie willen, stuur mij dan een pb met de volgende gegevens:
- naam
- naam club
- email adres

Ik gebruik deze gegevens om een klein beetje overzicht te houden in de uitgave.
zo kan ik ook zien wie welke versie heeft omdat er nog geen auto update in zit

 

Hoi,

contributie: ik doel op de bedragen. Waarom vraag ik dat: bij ons wordt voor een lid wat laat in het seizoen start nog wel eens half geld in rekening gebracht Verder hebben we een paar ere-leden die geen contributie betalen, maar wel de knvvl bijdrage.

Ik bedoelde idd een email nieuwsbrief

Verder zou je nog kunnen denken aan een betalingsherinnering ?

Ziet er top uit, ik zal eens overleggen met de secretaris bij ons. Als we interesse hebben meld ik me weer.

Grtz,
Menno

 

In het geval van een ere-lid kun je bij deze groep gewoon het knvvl bedrag als contributie instellen. Voor een enkel persoon zou je gewoon een factuur kunnen sturen naar de betreffende persoon. Dan kan hij aan het begin van het nieuwe seizoen gewoon worden opgenomen bij de contributie batch.

De mogelijkheid tot het sturen van een betalingsherinnering komt er wel in.

 

Wilco,

Pb ooit wel eens gehad van me ?

 

Ja die heb ik en ik heb je ook op de lijst geplaatst.
Ben momenteel nog even aan het testen want er zijn een paar kleine foutjes ingeslopen.
Ga van het weekend proefdraaien met de contributie van onze club om te kijken hoe het gaat lopen. Heb tot nu toe 8 puntjes waar ik mee bezig ben voordat de testversie verzonden gaat worden.
Ik hou je wel even op de hoogte van de vorderingen via dit medium.
Momenteel moet ik o.a. het volgende nog doen:
- factuurnummer generator
- variabele betalingstermijn voor facturen invoegen
- bug bij het maken van herinneringen oplossen(bij iedere herinnering wordt het factuurtotaal verdubbeld, wat natuurlijk weer oke is voor de club zelf
- bij het aanmaken van een nieuw lid worden niet alle gerelateerde gegevens opgeslagen.

en nog een aantal kleine dingen.
Ik wil dat dit in ieder geval goed loopt voordat ik mensen een testversie ga sturen.
Komt nu even mooi uit dat ik twee weken vakantie heb voordat ik bij een nieuw bedrijf ga beginnen Kan ik in deze twee weken mooi aan het programma werken

 

Hier al vast een paar screenshots van het factuur onderdeel

Het onderdeel waar facturen gemaakt kunnen worden.
Opties:
- zoeken naar leden
- meerdere leden de zelfde factuur sturen
- factuur datum opgeven
- aanbetaling doen
- aangeven of factuur al betaald is
- mogelijkheid tot nabewerken of direct printen en sluiten. (handig voor contributie)

factuurregels:
- omschrijving
- aantal keer dat bedrag in rekening gebracht wordt
- prijs
- optie tot het verzenden van contributie factuur(bedrag wordt automatisch opgehaald aan de hand van de categorie waarin het lid zich bevindt)
- mogelijkheid tot het geven van korting op het factuurbedrag

todo:
- variable betaaldatum opgeven
- wel of geen btw factuur sturen
- factuurnummer generator aanmaken -> 2009-0001 o.i.d.



Overzicht van de openstaande facturen.
Opties:
- verwijder factuur uit systeem met bijbehorende documenten
- stuur een herinnering
- open factuur
- markeer als betaald
- exporteer overzicht facturen

todo:
- datum invoeren waarop factuur betaald is
- manier aangeven hoe betaald is(contact,bank, etc)
- bug oplossen met aantal herinneringen en factuurtotaal(zie vorige post)



Voorbeeld factuur zonder btw



Wat ik de komende weken nog wil doen:
- handleiding schrijven.
- kasboek module schrijven

Optioneel:
- versturen van mailings
- modellen database


Opbouwende kritiek en sugesties welkom.

 

Wilco, het gaat er steeds beter uitzien. Ik denk dat er veel verenigingen gebruik van kunnen gaan maken.

ik wacht met spanning tot je beta versie gereed is om mee te testen

 

Oei Wilco,

je gaat lekker hoor
Dat ziet er prima uit, goed over nagedacht.

Vraagje, als je een herinnering stuurt, wordt er dan historie bewaard ?
M.a.w. kan je het zien dat iemand al voor de 2e keer een herinnering krijgt ?

Wat beteft het vullen van de ledengegevens, ik denk dat de meeste verenigingen nu een leden-lijst in Excel hebben. Zie jij een mogelijkheid om deze te kunnen importeren ?

Verder vind ik het er heel doordacht uitzien, logische schermopbouw !

Grtz,
Menno

 

Bedankt voor de reacties.
Loopt al aardig stabiel nu.
Heb al weer een aantal bugs eruit gehaald.

Wat betreft die herinneringen.
Er wordt bijgehouden hoeveel iemand er al gehad heeft.

En iets importeren vanuit excel dat gaat me wel lukken.
Wij doen het nu in acces. Die kan ik ook gewoon exporteren naar excel en dan mysql front importeren.

 

Even een update hier.
Heb bijna alle fouten er uit.
Zit nog met een klein probleempje bij de facturen.
Hier blijven de gebruikte word documenten nog openstaan waardoor het geheugen vol loopt.
Als ik dit verholpen heb ga ik de beta versies rondsturen en dan de reacties afwachten.

Waar ik zelf momenteel aan zit te denken voor de toekomst is:
- nieuwsbrieven per email. Voordelen: snel, kosten drukken.

De database centraal maken zodat er vanaf meerdere locaties met het programma gewerkt moet worden. Hierdoor kunnen meerdere bestuursleden vanaf hun locatie gebruik maken van het programma met bijbehorende data.

 

Tot nu toe ziet het er goed uit ben benieuwd naar het eind resultaat

 

Goed werk!

 

Hoi Wilco,

De optie van de database centraal kunnen zetten zou super zijn..
Bij ons houdt de secretraris de leden bij maar als penningmeester verstuur je de facturen.

Groet Frank.

 

Centrale database is zeker eengewelidige optie, daar de meeste verenigingen bestaan uit vrijwiliigers die de-centraal opereren.

Komt wel gelijk de volgende vraag naa boven ... komt er iets van een mogelijkheid om rechten toe te kennen ? Zodat niet iedereen alles kan ???

Keep up the good work Wilco

Grtz,
Menno

 

Bij onze vereniging hebben we eerst Davilex gebruikt, dit levert problemen op daar dit bij 1 bestuurslid op de pc draait, overige bestuursleden hebben geen inzicht in de processen. Nav deze problemen zijn we overgegaan op een Webbased pakket (www.clubwebware.nl) Hiervan maken we gebruik van ledenadministratie (clubleden kunnen na inloggen, hun naw gegevens controleren en bijhouden, en inzicht in hun facturen verstuurd door de penningmeester), boekhouding, facturatie, fotoalbum, evenementen kalender.
mbv de log-in kun je als bestuur toegang geven tot verschillende onderdelen van de admin. Leden hebben bv inzage in de ALV stukken en ledenlijsten etc.

Het grote voordeel is dat alle bestuurleden inzage/toegang kunnen hebben in de CLubadministratie. Heb je een bestuurswissel dan is de toegang een paar tellen omgezet. Als bonus heb je ook een de mogelijkheid om je website totaal te creeren met die software zonder enige kennis van HTML, PHP, etc.

De website van Gooi en Eemland Vereniging van Modelvliegers - Home is op deze manier gemaakt.

Arie

 

Ledenadministratie software

Waarschijnlijk heb je al iets gevonden, maar voor andere verenigingen die nog op zoek zijn heb ik wel een goede tip waarmee wij de administratie op orde hebben gekregen.

Onze vereniging gebruikt ledenadministatie online; een ledenadministratie component voor joomla inc. hosting en joomla beheer voor 25 euro p/m. Wij weken er nu 6 maanden mee, en zijn zeer tevreden. Het werkt anders dan een normale Joomla install: t bedrijf doet dat allemaal. Het enige dat wij doen is artikelen plaatsen op de site en de ledenadministratie gebruiken. Zij doen het beheer (upgraden naar nieuwe joomla, backups maken, componenten installeren). Wij hebben dus de component niet kunnen downloaden en is het een soort huren (combinatie met hosting). Wel is het erg handig, want het is wel zeer gebruikersvriendelijk en werkt het met joomla componenten zoals de niewsbriefmodule; de ledenadministratie is in joomla gekoppeld aan gebruikersbeheer. Twee nadelen kan ik ook noemen: het bestaat pas sinds mei 2011 en wij zijn in juli een aantal fouten tegengekomen, zoals het ontbreken van een e-mail controle of het goed ingevoerd is en hebben we een fout gevonden dat geboortedatum niet werd opgeslagen. Gelukkig werd dit wel snel opgelost. Ook wilden ze een component niet installeren die ik wilde, omdat ze een criterium hebben dat de componenten wel actief beheerd moeten worden ("populair" zijn) ivm dat joomla nog moet kunnen worden geupgrade. Voor de rest ben ik wel tevreden. Zie verder website ledenadministratie online

In Januari komt er een nieuwe versie schijnbaar, waar ook de facturen voor de CLIEOP (automatische incaso) worden weergegeven, zie hun twitter. Een demo is op demo.ledenadministratieonline.com

 

bedankt voor deze reactie.
we gebruiken echter nog steeds de software van DAVICASH en Excel

de kosten van dit soort pakketen zijn voor een vereniging met 25-30 leden niet op te brengen.

 

Ik vind de kosten behoorlijk hoog, 300Euro/jaar. En dan ook nog iets nieuws, niet genoeg getest, riskant. Er moet toch genoeg goede gratis ledenadministratie software op het internet te vinden zijn?

 

Exel tabel werkt ook bij 50-60 leden en kost niks , jaren zo gedaan .

Mvg Johan